Mit Social Media gegen die E-Mail-Flut

Neue Technologien machen das Leben leichter, kosten aber auch Zeit. Beschäftigte in großen Unternehmen müssen nicht selten über 100 E-Mails am Tag bearbeiten. Dafür werden durchschnittlich zwei bis drei Stunden der Arbeitszeit eingeplant. Arbeitsanweisungen, Reports, Terminabstimmungen, aber auch Newsletter und unaufgeforderte Angebote füllen den Posteingang und binden die Aufmerksamkeit. Schon seit Jahren befassen sich zahlreiche Studien mit diesem Thema und in vielen Unternehmern entstanden Mail-Policies als definierte Richtlinien zum Umgang mit E-Mail.

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Bildnachweis: “Letters from Friends” von Pink Sherbet Photography, Creative Commons Attribution 2.0 Generic (CC BY 2.0)

Spätestens seit 2010 werden unter dem Stichwort „Enterprise 2.0“ immer mehr Projekte in Unternehmen angestoßen, die Social Web-Tools nutzen, um die Kommunikation im Unternehmen zu unterstützen. Der Wissens- und Informationsaustausch im Unternehmen wird gefördert und nicht zuletzt auch das E-Mail-Postfach entlastet. So führte der Einsatz einer unternehmensweiten Collaboration-Plattform bei BASF beispielsweise dazu, dass der Zeitaufwand für Projekte um 25% reduziert werden konnte.

Weblog statt Newsletter

Eine Alternative zum Versenden von Newslettern und Ankündigungen über E-Mail ist das Weblog. Dies ist eine Online-Plattform, auf der ohne großen Aufwand Nachrichten, Interviews und Ähnliches veröffentlicht werden können. Dabei lassen sich auch Bilder und Videos mühelos integrieren. Gleichzeitig haben Leser die Möglichkeit, einen Beitrag zu kommentieren oder ergänzende Fragen zu stellen. Früher fanden solche Nachfragen in einer Eins-zu-Eins-Kommunikation mit dem Newsletter-Autor statt, heute können sie über das Weblog allgemein zugänglich gemacht werden. Dabei besteht auch die Möglichkeit, über Social Networks oder eine Collaboration-Plattform ein Weblog nur ausgewählten Lesern zugänglich zu machen.

Microblogging statt E-Mail-Pingpong

Der Arbeitsalltag ist voll von kurzen E-Mails von den Kollegen. Einer macht das Team auf eine aktuelle Studie aufmerksam und sendet an alle den entsprechenden Link. Andere verabreden sich zum Lunch oder koordinieren im steten Hin- und Hersenden von E-Mails einen Termin. Das Microblogging, bekannt vor allem durch Twitter und Yammer, bietet die Möglichkeit, solche Inhalte schnell und unkompliziert mitzuteilen. Dabei hilft schon die Beschränkung auf 140 Zeichen, sich kurzzufassen. Nicht jede Nachricht muss dabei zwangsläufig öffentlich zugänglich sein. Sie kann auch an ausgewählte Adressaten – zum Beispiel an ein Projektteam – geschickt werden.

Wiki statt E-Mails mit großen Anhängen

Auch sogenannte Wikis können den E-Mail-Posteingang entlasten. Wikis sind Content-Management-Systeme, mit deren Hilfe mehrere Autoren an einem Text arbeiten können. Über solche Systeme werden häufig Wissensdatenbanken aufgebaut, wofür Wikipedia ein bekanntes Beispiel ist. Wikis eignen sich aber auch als Kommunikationsplattform für ein Projektteam. Der Fortlauf eines Projekts kann hier dokumentiert werden, es lassen sich To-Do-Listen gemeinsam pflegen und wichtige Dokumente können hinterlegt werden.

Dass eine Welt ohne E-Mail möglich ist, beweist Luis Suarez, Social Computing Spezialist bei IBM. In einem Selbstexperiment hat er beschlossen auf E-Mails zu verzichten und stattdessen via Twitter, Instant Messaging, Weblog und Collaboration-Plattformen zu kommunizieren. Seit drei Jahren läuft das Experiment nun schon und er spart viel Zeit, nicht nur weil er 95% weniger Mails bekommt, sondern weil er sein Netzwerk sehr viel effektiver in das tägliche Arbeiten einbindet. Viele Kommunikations-Propheten gehen davon aus, dass in fünf Jahren die E-Mail den Charm haben wird, den heute das Fax hat und mit Blick auf Luis Suarez scheint es doch sehr wahrscheinlich, dass sich dies erfüllt: Social Media als Rettungsring in der E-Mail-Flut.

Der Beitrag erschien zuerst im IHK-Magazin „Hessische Wirtschaft“.

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2 Antworten zu “Mit Social Media gegen die E-Mail-Flut

  1. Ich kann ja glauben, dass Luis Suarez seine eigene E-Mail-Flut hierdurch reduziert hat, doch ich bezweifle stark, dass die anderen Projekt-Beteiligten ebenfalls einen zeitlichen Gewinn davon haben, allein schon, weil Twitter und Blogs „Abholsysteme“ sind, die immer wieder gecheckt sein wollen (mit dem zeitlichen Aufwand, aber auch mit dem erheblichen Ablenkunspotenzial). Würde man eine E-Mail-Etikette aufstellen mit entsprechenden vernünftigen Vorgaben (z. B. Mengenbegrenzung, exakte Verteilerdefinitionen etc.), wäre das vermutlich weit zielführender.

  2. Vielen dank für Ihren Hinweis. Mit hootsuite oder tweetdeck aber auch mit feedreadern haben sie die möglichkeit, Informationen und Benachrichtigungen aus unterschiedlichen Plattformen zusammenzuführen, sodass Sie sich nicht immer wieder einloggen müssen. Und Unternehmen, die viele Suarez Ideen umgesetzt haben, wie zum Beispiel BASF, sparen bis zu 25% der Zeit, die sie gewöhnlich für ein Projekt benötigen.

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