Trends in der Führungskräfte-Kommunikation

Laut der Studie „Handelsblatt trend Change Management“  im Auftrag von Damovo und Cisco sieht sich ein Großteil der Manager mit der Mitarbeiterkommunikation überfordert. Fast zwei Drittel der deutschen Fach- und Führungskräfte gehen davon aus, dass Veränderungsvorhaben in Unternehmen künftig noch schneller umgesetzt werden müssen. 52 Prozent der Mitarbeiter klagen dabei über Kommunikationsmängel, die bei der Umsetzung von Kostensenkungsmaßnahmen in den letzten drei Jahren aufgetreten sind.

Nach der Umfrage sind E-Mails für deutsche Unternehmen das bevorzugte Instrument, um die Belegschaft über Veränderungsprozesse zu informieren. Auch wenn die Kommunikation über E-Mail schnell, unkompliziert und kostengünstig ist, E-Mails sind kein geeignetes Instrument in Veränderungsprozessen. Die Unpersönlichkeit einer E-Mail kann Menschen nicht für den Wandel motivieren. Chefetagen, die moderne Kommunikationsinstrumente wie Video- und Webkonferenzen einsetzen, verzeichnen der Umfrage zufolge deutlich größere Erfolge mit Veränderungsprozessen als ihre Wettbewerber. 72 Prozent dieser Firmen bewerten die Umsetzung neuer Strategien als erfolgreich – das sind doppelt so viele wie bei den Unternehmen mit herkömmlicher Kommunikation.

Manager

Der beste Weg, die Mitarbeiter auf dem Weg der Veränderung mitzunehmen, ist ihnen die Situation persönlich zu erklären. 81 Prozent der Befragten betrachten das persönliche Gespräch als besonders geeignete Form der Kommunikation. Von Angesicht zu Angesicht ist dies allerdings in vielen Unternehmen nicht zu leisten. Denn schon in größeren mittelständischen Unternehmen erreicht dieser zeitintensive Weg schnell seine Grenzen. Hier sind beispielsweise Mitarbeiterversammlungen, aber ebenso Video- und Audiokonferenzen eine Möglichkeit, das Personal persönlich mit einzubeziehen – selbst über verschiedene Standorte hinweg.

Diese Ergebnisse gleichen den Ergebnissen einer Umfrage, die Ingo Koch, Geschäftsführer der wibas GmbH, am 19.08.2010 bei einer Kooperationsveranstaltung der XING-Gruppe „Interne Kommunikation“ und GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement vorstellte. Der Titel der Veranstaltung lautete: „Change Management – Do’s and Dont’s. Handlungsmodell für wirkungsvolle Veränderungen“. Über vier Jahre hinweg wurde am Ende von Veränderungsprojekten insgesamt 627 Personen die Frage gestellt: „Welches ist das intensivste Medium für dich in diesem Prozess gewesen?“  Top Executive Roundtables und Kaskadierende Workshops landeten auf den Plätzen 1 und 2. In diesen Runden fühlen sich Mitarbeiter wertgeschätzt und respektiert. Die Medien „CEO Directors Mail“, „Mitarbeiterzeitschrift“ und „Intranet“ belegten die Plätze 8-10. Doch gerade diese Medien sind in der Unternehmenspraxis die beliebtesten Medien.

Erfahrungen der ICOM zu den Trends in der Führungskräftekommunikation:

Ariana Fischer, Managing Partner und Leiterin Consulting der ICOM stellte in Interviews mit Kommunikationsverantwortlichen großer Unternehmen fest: „Die Unternehmen haben den Stellenwert der persönlichen Kommunikation erkannt. Das Ziel von Dialogveranstaltungen ist, die Mitarbeiter aktuell und direkt zu informieren. Vor allem aber soll die emotionale Beteiligung gefördert werden.“

Dass die persönliche Kommunikation der beste Weg ist, um Mitarbeiter für Veränderungen zu gewinnen, ist den Verantwortlichen für Kommunikation natürlich bekannt. Die Krise im letzten Jahr bot Kommunikationsverantwortlichen größerer Unternehmen die Chance, verstärkt diesen Weg zu gehen und Dialogveranstaltungen einzuführen bzw. auszubauen.

 

1. Dialogveranstaltungen

In einem Unternehmen verteilen sich beispielsweise die Vorstände auf verschiedene Standorte und treten dort gleichzeitig zwei Mal pro Jahr auf. Übertragen werden diese Dialogveranstaltungen zusätzlich mit einem Video Podcast. Inhalte der Veranstaltungen sind Vorträge, Fragen und Antworten und evtl. die Vorstellung von neuen Produkten. Eingeladen sind die oberen Riegen der Führungskräfte.

Für die Mitarbeiter wurden Dialogveranstaltungen durchgeführt, die alle zwei Wochen abwechselnd an zwei Hauptstandorten stattfanden. Teilnehmen können alle Mitarbeiter, die Anmeldung erfolgte über das Intranet. Inhalte dieser Veranstaltungen waren Vorträge von Führungskräften über neue Techniken oder Strategien mit anschließender Diskussion. Zusätzlich fanden in einzelnen Geschäftsbereichen „Townhall Meetings“ für alle Mitarbeiter statt.

Diese Veranstaltungen wurden sehr gut angenommen. Offene und  fachlich fundierte Diskussionen halfen dabei, die Stimmung in einer Krisensituation nicht ins Negative abgleiten zu lassen und Veränderungen einzuleiten.

Da die Ausrichtung von Dialogveranstaltungen zeitaufwändig und teuer ist, gehen die befragten Kommunikationsverantwortlichen davon aus, dass die Zahl der Veranstaltungen in ruhigeren Zeiten wieder hinuntergefahren wird. Aber auch dann bleibt es ein Hauptziel der Kommunikation, die Führungskräfte zu befähigen, mit ihren Mitarbeitern zu sprechen und Hintergründe von Entscheidungen zu erklären.

Die befragten Verantwortlichen in den Großunternehmen berichteten alle davon, dass regelmäßige Teamsitzungen bzw. Mitarbeiterrunden stattfinden. In einem Unternehmen mussten die Führungskräfte bei einem besonders wichtigen Thema über eine Dokumentation den Nachweis erbringen, dass die Gespräche durchgeführt wurden. 

 

2. Medien für die Führungskräftekommunikation

Aus Kostengründen wird die klassische Führungskräftezeitung in einigen befragten Unternehmen eingestellt. Die Führungskräftekommunikation findet heute statt über:

  • Führungskräfteportale mit aktuellen Informationen und Begleitmaterial zum Download, wie z.B. Foliensätze oder Newsletter
  • Online-Führungskräftezeitschriften im pdf-Format, abrufbar im Führungskräfteportal. So kann gleichzeitig die Nutzung des Portals erhöht werden.
  • Anlassbezogene E-Mails mit Link auf das Portal bzw. zum weiterführenden Material oder auf Microsites im Intranet 
  • Planung von mobilen Lösungen mit Applikationen für iPad und Blackberry, um Führungskräfte v.a. in Krisensituationen schnell zu erreichen.
  • Gruppen bei XING und Facebook, über die sich v.a. das mittlere Management vernetzt. Meldungen werden von der internen Kommunikation auch speziell in diese Gruppen hineingegeben.

Ziel der Führungskräftemedien ist, die Führungskräfte in ihrer Funktion als Dreh-/ und Angelpunkt für die Informationsweitergabe an die Mitarbeiter zu stärken, sie mit Argumentarien und Hintergrundinformationen zu versorgen, damit sie „sprachfähig“ bleiben.

Die Nutzung der Führungskräftemedien fällt erfahrungsgemäß unterschiedlich aus. Die Zugriffszahlen bei Führungskräfteportalen steigen in den Befragungsergebnissen. Bei guten Inhalten, wie z.B. Foliensätzen zu wichtigen Entscheidungen, greifen praktisch alle Führungskräfte darauf zu. Manche Führungskräfte gehen andererseits nur dann ins Portal, wenn sie per Mail vom Vorstand dazu aufgerufen werden.

3. Schwächen bei der Führungskräftekommunikation

In den Unternehmen fordert die Regelkommunikation, dass Führungskräfte Informationen an die Mitarbeiter weitergeben. Doch kann nicht hundertprozentig sichergestellt werden, dass dies wirklich geschieht, da es bislang keine Kontrollen oder Sanktionsmöglichkeiten gibt. Was es gibt sind:

  • Persönliche Zielvereinbarungen und Mitarbeiterbefragungen, die Rückmeldungen über das Kommunikationsverhalten der Führungskräfte geben.
  • Rhetorik Kurse bis hin zu anderen fachspezifischen Kursen für Führungskräfte, z.B. Schulungen zum Thema „Wie kommuniziere ich unangenehme Botschaften“.
  • Web-based-trainings, die von HR erstellt werden.
  • Bei der Ernennung zur Führungskraft müssen die Mitarbeiter durch ein 360° Feedback gehen, in dem Kommunikation eine große Rolle spielt. Später wird das Thema Kommunikation in Assessments für weitere Führungsstufen immer wieder aufgegriffen.

Zusammenfassend sehen wir, dass die Krise als Chance begriffen wurde, verstärkt Dialogveranstaltungen einzuführen, um Mitarbeiter persönlich erreichen und besser motivieren zu können. Dialogveranstaltungen sind ein wichtiges Medium, durch das sich Mitarbeiter respektiert und in ihren Meinungen und Befürchtungen ernst genommen fühlen. Bei den Führungskräftemedien geht der Trend zu Online-Medien, insbes. zu aktuellen, akzeptierten Medien wie E-Mails, die auf wichtige Informationen hinweisen. Vertiefende Argumentarien werden in Führungs-kräfteportalen bzw. im Intranet zur Verfügung gestellt. Die Befähigung der Führungskräfte, ihre Mitarbeiter regelmäßig zu informieren, soll durch Trainings und Schulungen sichergestellt werden und wird über Mitarbeiterbefragungen erhoben. Sanktionsmaßnahmen gibt es für „Nichtkommunikation“ allerdings nicht.

Bildnachweis: Businessmen at the Autosalon Geneva 2011 von Yago Veith (Creative Commons-Lizenz)

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Eine Antwort zu “Trends in der Führungskräfte-Kommunikation

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